Quantas vezes isso já aconteceu com você?

Você está trabalhando em um documento em um estado perfeito de fluxo até que seu telefone toca com uma mensagem importante. Você verifica e responde rapidamente.

Então, já que você está lá, decide que vale a pena conferir seu e-mail também. E logo depois, você pode dar uma olhada rápida nas redes sociais.

Afinal, você foi produtivo esta manhã! Um breve intervalo certamente é necessário.

Na próxima vez que você percebe, 15 minutos se passaram. E quando você volta para o seu documento, você não lembra do seu último raciocínio. Leva mais 15 minutos para você se reorientar e prestar atenção total. Some tudo isso e essa pequena mensagem acabou de custar meia hora!

Esses tipos de distrações consomem tempo e têm um custo. E, quer você esteja trabalhando em casa por causa da pandemia ou se readaptando a um espaço de escritório, mais coisas do que nunca podem tirar você do rumo.

Cabe a você permanecer focado na tarefa. E parte disso envolve estabelecer limites entre você e possíveis elementos distrativos. Aqui estão nossas dicas sobre como evitar interrupções no trabalho.

Tipos de interrupções no trabalho

Evitar interrupções é difícil, mas não impossível – e nem sempre necessário. Uma maneira simples de melhorar sua produtividade pessoal e bem-estar é distinguir entre interrupções válidas e inválidas. Aqui está uma descrição de ambos, com exemplos de interrupções no trabalho.

Interrupções válidas são simplesmente parte do seu trabalho ou inevitáveis de outra forma. Você não tem escolha a não ser lidar com elas imediatamente. Aqui estão alguns exemplos:

• Se você é responsável por um estagiário, é importante que eles se sintam à vontade para abordá-lo com perguntas. Se eles tiverem preocupações legítimas, suas interrupções são válidas.
• A colaboração também pode ser uma parte central do seu papel. Se esse for o caso, você pode esperar interrupções relacionadas a atualizações importantes de projetos.
• Se você é pai, pode esperar interrupções relacionadas aos seus filhos. Se você trabalha em um escritório em casa, eles provavelmente precisarão de sua atenção de vez em quando. No trabalho, a escola pode ligar a qualquer momento em caso de incidente.

Interrupções inválidas são distrações que você não precisa lidar imediatamente ou de forma alguma. Por exemplo:

• Um amigo pode ligar para você para fazer planos para o fim de semana. Algumas coisas pessoais, como ligar para o banco, podem ser feitas durante o horário de trabalho. Mas fazer planos para o fim de semana pode esperar até o final do dia.
• Notificações de telefone de suas contas de redes sociais podem constantemente atrair seu foco para a tela. A menos que você use as redes sociais para coordenar e se comunicar com os membros da sua equipe, provavelmente pode colocá-las no modo silencioso enquanto estiver no trabalho.

Como minimizar interrupções no trabalho

Neste ponto, você deve estar se perguntando como interromper as interrupções no trabalho. De certa forma, você não pode evitá-las completamente. E também não é possível evitar interromper as pessoas. Se você precisa da atenção do seu chefe, é difícil encontrar o momento certo para enviar aquela mensagem importante pelo Slack. Mas você pode minimizá-las.

Veja o que fazer.

1 – Registre suas interrupções

Tente manter um “Registro de Interrupções”. Isso lhe dará uma visão mais clara das interrupções que você vivencia diariamente. Você pode então procurar padrões e decidir sobre um plano de ação para lidar com essas distrações.

Ao registrar uma interrupção, inclua esses elementos:

• A pessoa ou coisa que o interrompeu
• A data e hora em que ocorreu
• Sobre o que era a interrupção
• Se era válida
• Se era urgente

Esses detalhes fornecerão informações valiosas sobre quando você deve se preparar para perguntas ou estabelecer limites mais rígidos sobre quando as pessoas podem entrar em contato com você.

2 – Use reuniões de rotina para tratar de questões não urgentes

Se as pessoas souberem que terão acesso a você em breve, elas podem segurar suas perguntas, comentários e preocupações até a reunião.

Isso é especialmente útil se você trabalha de perto com algumas pessoas. Agende uma reunião semanal regular, peça a eles para fazer uma lista das coisas que desejam discutir e você pode fazer o mesmo.

Então você pode abordar tudo em uma única sessão focada.

3 – Reserve um tempo para interrupções

Seu Registro de Interrupções pode indicar muitas interrupções válidas. Se for o caso, certifique-se de considerá-las em sua programação.

Se você costuma receber uma série de telefonemas da sua equipe de vendas após o almoço, evite agendar tarefas importantes durante esse período. Isso ajudará a evitar que você fique sobrecarregado se estiver com prazo apertado, mas não puder recusar as solicitações da sua equipe.

E se sua empresa opera remotamente e abrange fusos horários diferentes, descubra como usar isso a seu favor. Talvez você possa realizar seu trabalho mais profundo de manhã antes que os membros da equipe da costa oeste estejam acordados.

4 – Use as funções “disponível” e “indisponível” do seu calendário

Independentemente de você usar Slack, Teams ou Google Workspace, é provável que o software da sua organização tenha uma função de “status”. Use-o para informar quando você não deseja ser interrompido. Volte ao status “ativo” quando seu intervalo livre de interrupções terminar.

Alternativamente, você pode usar uma resposta automática por e-mail para o mesmo propósito. Deixe uma breve mensagem dizendo quando você responderá.

5  – Diga “não” educadamente

Se você estiver muito ocupado, pode recusar um pedido ou tarefa. Ou, pelo menos, peça um prazo mais longo.

É tentador dizer “sim” a tudo quando você quer ser um membro da equipe.

Mas se você começar a apresentar sinais de esgotamento, acabará prejudicando tanto a equipe quanto a si mesmo a longo prazo. Aprenda a dizer “não”.

6 – Mantenha sua equipe informada

Você já sabe que a comunicação é fundamental. Informe às pessoas o que você está trabalhando e como isso se alinha aos objetivos da equipe. Isso ajudará você a gerenciar as expectativas do que pode e não pode ajudar naquele dia.

Você pode fazer isso por meio de reuniões diárias, cadeias de e-mails ou mensagens de chat de manhã.

Se os outros fizerem o mesmo, você trabalhará melhor sabendo o que cada um está fazendo.

7 – Configure seu equipamento para reduzir distrações

Dedique um tempo para ajustar seus dispositivos de acordo com suas necessidades. Provavelmente, seu smartphone tem uma função de “não perturbe” que silencia a maioria das notificações.

Se você está preocupado em perder chamadas importantes, como as da escola de seus filhos, adicione um filtro para permitir chamadas específicas.

8 – Leve o tempo necessário para responder a um problema

Quando alguém busca ajuda, o problema pode parecer urgente na hora. Mas, na maioria dos casos, não é uma crise.

Respire fundo, responda com calma e evite tomar decisões precipitadas.

Um pequeno atraso pode ajudar ambos a avaliar corretamente a situação.

9 – Estabeleça seus limites e mantenha-os

Algumas distrações são inevitáveis. No entanto, quando elas acontecerem, certifique-se de estabelecer limites para a conversa:

• Comunique educadamente que você está ocupado e pergunte se podem discutir mais tarde. Se não for possível, defina parâmetros para a conversa e mantenha-os. Por exemplo, “Só tenho cinco minutos para falar sobre isso agora.”
• Pergunte a si mesmo se você é a melhor pessoa para lidar com esse problema ou pergunta. Educadamente encaminhe-os para outra pessoa, se necessário.
• Se você não puder chegar a uma solução em cinco minutos, agende uma reunião de acompanhamento e peça a eles para preparar suas perguntas. Com sorte, eles resolverão o problema antes da reunião.

10  – Pratique a autoconsciência

Quantas dessas interrupções você pode evitar se mudar algum de seus próprios comportamentos?

Talvez você possa melhorar suas habilidades de delegação, fortalecer a resiliência de sua equipe ou desenvolver suas habilidades de liderança.

Essa autoconsciência pode ajudar a evitar problemas e prevenir frustrações.

Como se concentrar novamente após uma interrupção

Distrações são parte normal do trabalho, portanto, não se culpe se isso acontecer com você. A chave está em se recuperar rapidamente para não perder muito tempo.

Veja como você pode minimizar o tempo perdido devido a uma interrupção:

• Anote seus últimos pensamentos. Se você estava trabalhando em um documento e alguém o interrompeu, anote rapidamente o que você estava pensando naquele exato momento. Uma lista simples de pontos de próxima etapa e ideias pode ajudá-lo a retomar de onde parou.
• Releia o que você escreveu. Revisar o que você já fez até agora pode ajudar a trazer de volta sua mentalidade pré-interrupção.
• Dê uma volta. Se você não conseguir se concentrar imediatamente, faça uma pausa. Levante-se, movimente-se, tome um café ou pegue um pouco de ar fresco. Isso ajudará a renovar suas energias para que você possa se concentrar novamente com mais facilidade.
• Seja gentil consigo mesmo. Responder a interrupções também é produtivo – portanto, não se sinta mal se não terminar a tarefa importante do dia de trabalho.
• Defina um temporizador. Estabeleça um temporizador para 15 minutos e veja o quanto você consegue fazer. Provavelmente, você vai ultrapassar o alarme. Mas, se ainda não estiver concentrado após esse período, faça uma pausa de cinco minutos e tente novamente. Com o tempo, essas explosões de produtividade vão recolocá-lo na zona de concentração.
• Comece com algo fácil. Formate seu documento, colora as células na planilha e ajuste os cabeçalhos. São pequenas tarefas que podem trazê-lo de volta ao fluxo de trabalho. Você terá que fazê-las eventualmente, então pode muito bem começar agora.

Não se boicote

Interrupções podem fazer você sentir que está produzindo menos do que realmente é. Mas uma lista de tarefas com menos itens riscados ainda é valiosa. Você fez progresso e isso prepara o terreno para o sucesso futuro. Foque no que você conquistou, não no que não conseguiu.

Auxiliar sua equipe é um trabalho importante, e você deve se orgulhar disso. Mas agora, seu objetivo deve ser ajudar seus colegas a prosperar o máximo possível sem você.

Essas dicas sobre como evitar interrupções no trabalho são um bom ponto de partida. Estabelecer limites claros ajudará seus colegas a respeitar seu tempo e resolver problemas de forma independente.